Zeit- und Prioritätenmanagement
Kapitel 5. Zeit- und Prioritätenmanagement – Die Ivy Lee Methode
Die Methode geht auf den US-amerikanischen Effizienzberater Ivy Lee zurück, der sie bereits 1918 für die Führungskräfte der Bethlehem Steel Corporation entwickelte. Ihr Prinzip ist erstaunlich einfach – und gerade deshalb so wirksam.
Sie ist einfach anzuwenden und leicht umsetzbar. Wenn man sich beim Selbstmanagement auf diese Methode fokussiert, dann schreibt man jeden Abend die 6 wichtigsten Aufgaben für den kommenden Tag auf. Es dürfen nicht mehr als 6 Aufgaben sein. Weniger als 6 Aufgaben sind möglich.
Was sind die 6 wichtigsten Aufgaben für den kommenden Tag? Diese Aufgaben können Sie nach der Eisenhower-Methode, dem Pareto-Prinzip oder der ABC-Analyse festlegen. Mit allen drei Methoden können Sie die Aufgaben herausfinden, die am meisten zur Zielerreichung beitragen.
Am nächsten Morgen erledigen Sie dann genau diese 6 Aufgaben. Sie lassen sich dabei nicht stören und machen auch nichts anderes. Kein Telefon, keine Mails, keine Unterbrechung durch Kollegen – absolut nichts darf Sie von der Erledigung abhalten.
So funktioniert´s:
1. Am Ende des Arbeitstages notieren Sie die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.
2. Sortieren Sie die Liste nach Priorität, nicht nach Dringlichkeit.
3. Beginnen Sie am nächsten Tag mit der ersten Aufgabe – und arbeiten Sie sie konsequent ab.
4. Unerledigte Aufgaben wandern auf die nächste Liste.
Was wie eine einfache To-do-Liste wirkt, ist in Wahrheit ein System zur Priorisierung, das Klarheit und Struktur schafft – besonders in einem anspruchsvollen Vertriebsumfeld.
Ihr großer Vorteil: Die volle Konzentration liegt bei diesen 6 Aufgaben. Es sind ja schließlich die 6 wichtigsten Aufgaben für diesen Tag.
Erst wenn alle 6 Aufgaben erledigt sind, dürfen andere Aufgaben angegangen werden. Nicht erledigte Aufgaben übertragen sich auf den nächsten Tag. Auf der Liste für den nächsten Tag dürfen jedoch wieder nur maximal 6 Aufgaben stehen.
Wissenschaftlich fundiert: Warum Priorisierung wirklich wirkt
Die Stärke der Ivy-Lee-Methode ist wissenschaftlich belegbar. Studien aus der Arbeits- und Organisationspsychologie bestätigen, dass klar definierte Tagesziele die Produktivität deutlich erhöhen:
Priorisierung steigert Leistung:
Laut Baumeister & Tierney (2011) sind Personen mit festen Tageszielen bis zu 25 % produktiver als jene ohne strukturierte Planung.
Begrenzung reduziert Entscheidungsmüdigkeit:
Zu viele gleichrangige Aufgaben führen zu Decision Fatigue (Baumeister, 2012) – die Konzentrationsfähigkeit sinkt. Eine Begrenzung auf sechs Punkte beugt dem vor.
Kleine Ziele fördern Motivation:
Hänggi & Meier (2019) zeigen, dass realistische Tagesziele das Selbstwirksamkeitserleben und die intrinsische Motivation steigern – ein entscheidender Erfolgsfaktor im Vertrieb.
Zudem wirkt ein psychologischer Nebeneffekt: Durch das schriftliche Planen am Abend wird das Unterbewusstsein aktiviert. Das Gehirn „arbeitet vor“ – ein Phänomen, das als Incubation Effect bezeichnet wird (Sio & Ormerod, 2009). So startet man am nächsten Tag mit mentaler Klarheit und Fokus.
So setzen Sie die Methode im Vertriebsalltag um
1. Abendliche Planung:
Nehmen Sie sich die letzten zehn Minuten des Arbeitstages für Ihre Planung.
Fragen Sie sich: Welche sechs Aufgaben bringen mich meinem Vertriebsziel am nächsten?
Beispielhaft könnten dies sein:
1. Angebote von Kundenberatung „Mayer“ fertig erstellen
2. Eine Std Telefonakquise
3. Terminvorbereitung für Anlageberatung
4. Jourfix mit Vorgesetztem vorbereiten
5. 30 Minuten in Finanzprodukte-Verkaufen-Akademie zu Empfehlungsmanagement lernen
6. Bei jedem Kundentermin konsequent Empfehlungsfrage platzieren und reflektieren
2. Sichtbarkeit:
Nutzen Sie ein CRM-System, OneNotes, Outlook oder einfach ein Notizbuch. Entscheidend ist, dass Ihre Liste sichtbar bleibt – z. B. auf dem Schreibtisch oder Startbildschirm.
3. Konsequente Abarbeitung:
Beginnen Sie morgens mit Aufgabe Nummer 1. Keine E-Mails, keine Ablenkung – bis diese erledigt ist.
4. Tägliche Reflexion:
Am Abend prüfen Sie: Was habe ich geschafft? Was bleibt offen? So entsteht Routine und Kontrolle.
Fazit: Kleine Routine, große Wirkung
Die Ivy-Lee-Methode ist ein einfaches, aber wissenschaftlich fundiertes Werkzeug, um Prioritäten klar zu setzen. Gerade im Finanzvertrieb, wo zahlreiche Aufgaben parallel laufen, sorgt sie für Fokus, Effizienz und langfristig höhere Erfolgsquoten.
„Erfolg im Vertrieb bedeutet nicht, mehr zu tun – sondern das Richtige zuerst.“
Nach einer Woche werden Sie merken: Ihr Tag hat Struktur – und Sie haben Kontrolle.
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